怎么用ERP系统开销售单和打印发货单?​

在企业的日常销售业务中，开销售单和打印发货单是最频繁的操作之一。传统做法是用纸笔或Excel记录，再手动抄到发货单上，效率低、容易出错。ERP系统可以把这两步合并成一条数字化流程：录入销售单 → 系统生成发货单 → 一键打印或电子发送，既省时间又减少差错。下面用一个通用流程来讲，不同品牌的ERP界面名称可能略有差异，但逻辑基本一致。

一、开销售单：从接收需求到系统下单

1. 进入销售模块

登录ERP系统后，在主菜单找到“销售管理”“销售订单”或“订单中心”，点击进入销售单录入界面。

2. 填写客户与订单信息

选择或新增客户：输入客户编号/名称，系统自动带出联系方式、地址、税号等信息;

选择销售员：自动关联负责该客户的业务员;

填写订单日期、交货日期：方便后续安排发货计划。

3. 添加商品明细

在明细区点击“新增行”，选择商品编码或扫描条码;

输入销售数量、单价、折扣或促销价;

系统自动计算金额、税额和合计。

若商品有预设价格策略，系统会按客户等级或促销活动自动带出单价，减少人工输入错误。

4. 审核与保存

检查客户、商品、数量、金额是否正确;

提交给主管或财务审核(视企业流程而定);

审核通过后，销售单状态变为“已确认”，进入待发货状态。

二、生成发货单：从订单到出库指令

1. 进入发货管理

在销售模块中找到“发货单”“出库单”或“拣货单”功能，有的系统会自动列出所有已确认但未发货的销售单。

2. 选择销售单生成发货单

勾选需要发货的销售单，点击“生成发货单”;

系统自动带出客户信息、商品明细、数量;

核对实际可发库存：若库存不足，系统会提示并阻止生成或允许部分发货。

3. 调整发货信息

确认发货仓库、发货日期、运输方式;

如需拆单发货(同一订单分多次发)，可在发货单中修改本次发货数量;

添加备注，如“易碎品”“请下午送达”等。

4. 审核并发货

发货单提交仓库人员审核;

审核通过后，仓库按单拣货、打包，并在系统中标记“已出库”;

系统自动扣减库存，更新销售单的已发货数量。

三、打印发货单：纸质或电子交付

1. 进入打印界面

在发货单详情页或列表页找到“打印”“预览”按钮，点击进入打印设置。

2. 选择打印模板

系统自带标准发货单模板，包含：

公司抬头与Logo

发货单号、日期、客户信息

商品明细(品名、规格、数量、批号等)

仓库、运输方式、签收栏

可根据需要选择不同模板(如内部流转单、客户签收单、快递面单)。

3. 设置打印机与参数

选择连接的打印机(针式、激光或标签打印机);

设置纸张大小(A4、二等分、热敏纸等);

预览无误后点击“打印”。

4. 电子发货单

若客户支持电子接收，可生成PDF或图片格式的发货单，通过邮件、微信、客户门户发送;

电子发货单同样带有唯一单号和二维码，方便客户扫码核验。

四、后续跟进与异常处理

发货跟踪：在ERP中查看物流信息与客户签收状态;

开票关联：发货完成后，财务可在系统中依据发货单生成销售发票;

异常处理：如客户拒收、少发漏发，在系统中做退货或补发单，保持单据流与库存一致。

结语

用ERP系统开销售单和打印发货单，就是把原本分散的手工步骤变成一条连贯的数字化流水线：录入一次，库存、应收、发货单全部联动更新，打印只需一键完成。这不仅提升了开单速度和发货准确率，也让后续的物流跟踪、财务对账和客户满意度都有了可靠的数据支撑。